HOW TO: Termine für Feedback und Sprechstunden koordinieren

Um den sozialen Kontakt im Fernunterricht zu erhalten, wird empfohlen auch in dieser Phase individuelles Feedback mit deinen Schülerinnen und Schülern persönlich zu besprechen. Außerdem wäre ein Sprechstunden-Angebot nicht nur für deine Klasse, sondern auch für Eltern und Erziehungsberechtigte sinnvoll.

Das Problem der Terminkoordination

Als größte Hürde empfinden viele Lehrerinnen und Lehrer das Koordinieren der Termine: Mit 100 oder mehr Parteien individuelle Termine zu vereinbaren und gleichzeitig Lehrinhalte im Kollegium abzustimmen und Videokonferenzen festzulegen kann schnell stressig und auch unübersichtlich werden, wenn alles händisch im Kalender eingetragen werden muss.

Automatisierte Buchungen leicht gemacht

Die Koordination von Feedback- und Sprechstunden kann mithilfe kostenloser Kalenderlösungen einfach und schnell automatisiert werden. Deine Vorteile:

Du gibst vor, wann und wie lange du für Feedback oder eine Sprechstunde zur Verfügung stehst.
Du schickst den Kalenderlink an deine Schülerinnen und Schüler oder deren Eltern und Erziehungsberechtigte bzw. stellst den Kalender über die Lernplattform zur Verfügung.
Jede und jeder der möchte, kann einen Termin mit dir buchen.
Der Kalender wird laufend aktualisiert: bereits gebuchte Termine können daher nicht doppelt vergeben werden und du siehst jederzeit, wann du tatsächlich für die Sprechstunde in Anspruch genommen wirst.

Passende Software-Lösungen

Je nachdem mit welcher virtuellen Klassenstruktur du bereits arbeitest, kannst du verschiedene Angebote für die Terminkoordination nutzen.

G Suite: Google Kalender - Zeitblöcke

Wenn deine Schule mit G Suite for Education arbeitet, kannst du die Funktion Zeitblöcke in deinem Google Kalender verwenden. Dabei geht man in folgenden Schritten vor:

Du definierst einen Zeitraum in deinem Kalender, wo du für Sprechstunden zur Verfügung stehst (z.B. Donnerstag von 10:00 - 12:00 Uhr)
Du gibst an, wie lange ein Termin je Person dauert (z.B. 15 Minuten).
Das Kalenderprogramm teilt den von dir definierten Zeitraum in Zeitblöcke auf, die individuell reserviert werden können (z.B. 8 x 15 Minuten: 10:00-10:15, 10:15-10:30, usw.).
Du lädst die gewünschten Personen zum Termin ein, damit sie dich buchen können.

Wie das im Detail aussieht, kannst du hier nachlesen und dir in diesem kurzen Video ansehen:

Office 365: Microsoft Bookings

Auch im Rahmen von Office 365 (ab Lizenz-Version A3) gibt es ein tolles Tool für automatisierte Terminverwaltung: Microsoft Bookings. Hier gehst du wie folgt vor:

Du legst deine Schule als Unternehmen an.
Du definierst deine Sprechstunde als "Geschäftszeiten" (z.B. Donnerstag von 10:00-12:00 Uhr).
Der 15-minütige- Sprechstundentermin ist einer deiner "Dienste".
Du veröffentlichst die Buchungsseite und teilst entweder den Link dafür via E-Mail oder integrierst die Website direkt in Microsoft Teams.

Auch diese Schritte werden dir überblicksmäßig in folgendem Video gezeigt. Weitere Details erfährst du außerdem hier.

Plattformunabhängige Lösung: Doodle

An deiner Schule wird keines der vorhin genannten Tools eingesetzt? Deine Schülerinnen und Schüler und deren Erziehungsberechtigte finden eine Anmeldung unter Angabe einer E-Mail-Adresse problematisch? Kein Problem! In diesem Fall kannst du "Doodle" nutzen - das ist zwar für dich ein wenig aufwändiger, dafür für die Gegenpartei sehr einfach zu nutzen.

Auf der Website doodle.com erstellst du ein neues Doodle.
Du trägst die einzelnen Sprechstunden-Termine à je 15 Minuten als getrennte Termine ein.
In den Optionen gibst du an, dass nur eine Antwort pro Termin möglich ist.
Du leitest den Link an deine Klasse oder die Eltern weiter.
Sobald sich jemand für einen Termin einträgt (es reicht, dass ein Name angegeben wird) erhältst du eine Benachrichtigung via Mail.
Hinweis: Wenn du dich als Lehrkraft registrierst, kannst du auch die Kalendersynchronisation aktivieren - dies ist aber nicht zwingend erforderlich.

So sieht das Ganze Schritt für Schritt aus: